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《湖南科技大学合同管理办法》

发布日期:2016年03月29日

  
湖南科技大学合同管理办法
科大政发〔201314
第一章  总 则
第一条 为进一步规范学校合同签署行为、明确合同管理职责,有效规避合同风险,切实维护学校和师生合法权益,根据《中华人民共和国合同法》和《中华人民共和国高等教育法》等法律法规和学校相关规章制度规定,特制定本办法。
第二条 本办法所称合同,是指学校法定代表人或经学校法定代表人授权委托的代理人代表学校与自然人、法人或其他组织设立、变更、终止有关民事、教育、技术、经济等关系的书面协议。
第三条  签署、履行合同应遵守国家法律法规和学校规章制度,遵循自愿平等、互利互惠、诚实守信原则维护学校和相关人员合法权益。
第四条  学校合同管理实行“统一领导、分级负责、归口管理、强化监督”的原则。校长是学校合同的法定签署人。校长在必要时可委托学校其他人员为合同签署代理人。未经法定代表人(校长)授权委托,学校任何单位或个人不得以湖南科技大学名义签署合同。校属二级单位签署合同,一般应以学校名义进行,确需以校属二级单位名义签署合同的,必须在其职责范围之内,并经校长授权方可进行。
第二章  合同管理单位及其职责
第五条  学校办公室为合同综合管理部门,负责统筹协调学校合同管理工作与湖南科技大学合同专用章的管理;每年年终对学校年度合同签订情况进行汇总并向校长报告;负责合同管理相关法律服务工作。
第六条  监察处、审计处和财务处为合同监督管理部门。其主要职责是监督检查合同承办人和签署人在起草、签订和履行合同中执行国家法律法规和学校规定的情况。监察处应当承担从合同签订到合同履行全过程监督的责任;审计处应当承担涉及审计合同的责任;财务处应当承担审核资金来源及付款的责任。
第七条  根据业务归口,学校授权以下职能部门和校属单位代表学校管理有关合同:
(一)教务处负责本科生教育国(境)内合作办学与交流(含学生互派、学分互认等等事宜)、学校与校外单位建立本科教学实习基地、教材采购、学位证和学历证印刷等合同的管理。
(二)科学技术处、社会科学处负责纵向及横向科研、协作、技术开发、技术咨询、技术服务、建立产学研基地等合同的管理。
(三)人事处负责学校人事聘用、劳动用工、岗位聘用、师资培训、社会保险、老工伤、医药费报销等合同的管理。
(四)研究生学院负责研究生招生、教育培训、合作办学以及与校外单位建立研究生人才培养与教学基地等合同的管理。
(五)学生工作处负责全日制普通本科学历教育的招生、社会对学生资助等合同管理。
(六)大学生就业指导与服务中心负责订单式合作培养、校友捐赠、就业创业(见习)基地建设等合同及学生就业协议的管理。
(七)财务处负责学校贷款合同、托管、财产保险、学生商业保险等合同的管理。
(八)国有资产管理处负责设备、物资采购、验收、维修保养,土地征用、资产处置、学校场地和设施设备租赁等合同的管理。
(九)对外联络处负责学校与国(境)外合作与交流、聘请外教外专等合同的管理。
(十)审计处负责对外委托审计合同的管理。
(十一)基建处负责建设工程咨询与服务、招标代理、工程设计、工程勘察、工程监理、工程施工、工程检测,建筑材料及工程配套设备采购等合同的管理。
(十二)后勤管理处负责维修、绿化、水电安装,卫生保洁、垃圾清运、清淤排污,交通、物业、餐饮、生活物资供应,门面租赁等合同的管理。
(十三)保卫处、武装部负责军训服装、保安服务等合同的管理。
(十四)期刊社负责所主管期刊委印合同的管理。
(十五)校团委负责与校外单位建立大学生就业创业(见习)基地合同的管理。
(十六)继续教育学院负责学校在国(境)内各类非学历培训合同(研究生类培训除外)、非全日制普通本专科学历教育及合作建立校外办学站(点)合同的管理。
(十七)图书馆负责纸本图书、期刊及各类电子资源购置合同的管理。
(十八)网络信息中心负责网络服务、光纤租赁及信息化建设等合同的管理。
(十九)附属学校负责中小学教材采购、校服购买及中小学生意外伤害保险等相关合同的管理。
(二十)采购与招投标管理中心负责各类政府采购项目合同的管理。
(二十一)其他特定事项需要签订的合同,由校长就专门事项授权相关单位管理。
第八条  合同管理部门的主要职责包括:
(一)进行合同的协商与谈判,起草、审查和订立合同,负责合同管理中与法律顾问的联系。防止签订不完善或者有重大缺陷、损害学校和师生权益的合同。
(二)监督、检查合同的履行情况,定期向分管校领导汇报。
(三)防范并制止本单位人员利用合同进行违法违纪活动。
(四)参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动。
(五)建立合同台账(见附件2)。合同台账应包括双方当事人、签订日期、合同编号、合同名称、履行期限、履行情况、变更情况等内容,全面、连续地掌控合同履行过程。
(六)保管合同及履行、变更、解除合同等相关的文件资料,逐一建档并统一编号,妥善保管合同正本及附件、合同谈判记录、交往信函、签收记录、合同分批履行的情况记录、变更、解除合同的协议和电报电传等书面材料。履行完毕的合同,比照会计档案保管期限保管,并按照档案管理办法将有关合同材料提交档案馆管理。
第九条  档案馆为合同档案的最终管理部门。档案馆根据档案管理有关规定对学校各单位移交的纸质档和电子档分类进行归档管理。档案馆于每年12月初对各归口管理单位合同归档情况进行清理、督促。
第三章 合同的起草、审批与签署
第十条  合同起草单位及管理单位应审核对方的资信情况,分析其履约能力,查验其企业法人营业执照、事业单位法人证书、个人身份证、委托书等有效证明,并向分管校领导汇报。
第十一条  合同规范文本的起草和确定
(一)合同的内容和形式必须符合《中华人民共和国合同法》等法律法规和学校相关规章制度的规定,且科学规范。合同文本尽量采用国家行业管理部门统一制订的格式文本或规范性文本;没有规范文本的,学校合同归口管理部门应制订规范的合同文本,经学校审定后作为同类事项的标准合同文本使用,并报送监察处备案,作为合同签署会签审核的重要依据。合同条款一般包括以下内容:合同双方名称(姓名);标的;数量;质量要求;价款或报酬;履行期限、地点和方式;验收标准;违约责任;解决争议的方法等。涉及经费收支的合同履行期限原则上不得超过3年。
(二)合同归口管理单位草拟合同规范文本时,应会同其他相关单位就合同的主体、性质、主要条款、可行性等进行初步审查,经法律顾问、监察处审核(经济类合同文本还需提交审计处和财务处进行审核),报分管校领导审核批准;重要合同规范文本须报主要校领导审核批准,重大合同规范文本还需提交校务会或党委会研究确定。合同起草单位对合同文本、说明及相关资料的合法性、真实性、可行性负责。如对合同规范文本进行更改,需重新按照草拟新合同文本的有关要求和会商流程进行确定。
第十二条  合同审签原则
根据合同性质、金额大小及法律风险不同,学校合同分为重大合同、重要合同、一般合同三类,其审批和签署原则如下:
(一)重大合同的签署。重大合同是指金额大或对学校发展可能产生重大影响的合同,包括大额采购、建设合同,合作办学合同,对外投资、融资借款、担保抵押合同,土地征用、资产转让、房屋场地和重大设备租赁合同等。重大合同的事项必须经过有关职能部门或专家小组要对重大合同进行调查论证并提供论证报告,征求法律顾问意见,校务会或党委会集体研究审议。经必要的审查审批程序后,原则上由校长审批签署或校长授权分管校领导审批签署。
(二)重要合同的签署。重要合同是指金额较大或合同事项对学校发展可能产生较大影响的合同。有关职能部门或专家小组要对合同进行调查论证并提出意见,经必要的审查审批程序后,原则上授权分管校领导审批签署。
(三)一般合同的签署。一般合同是指合同承办部门在职能范围内为从事正常业务所签订的金额较小、对学校发展影响较小的合同,经必要的审查审批程序后,原则上授权分管校领导或合同归口管理单位负责人审批签署。
第十三条  合同审签流程
学校承办单位填写合同及《湖南科技大学合同签署审批表》后,送业务相关单位、归口管理单位和相关职能部门会签,由校长或相关委托代理人签署,加盖相应合同印章。涉及招标或须经党委会、校务会等研究决定的事项,均应按照学校有关规定和程序进行立项或研究,并在《湖南科技大学合同签署审批表》后附上相关资料。其中,经济类合同,均需经财务处审核会签;金额在5万元以上的合同,还需送审计处、监察处审核会签。重大合同需经法律顾问审核签字。直接涉及教职工利益和学生利益类合同,还需送校工会或学生工作部、研究生部审核会签。各类合同审签与用印流程如下
(一)合作办学、人才培养与教育培训合同
1.与国(境)外合作交流、与校外单位联合办学协议,经法律顾问、归口管理单位、监察处和所涉相关单位负责人审核会签,分管校领导审核后,由校长审批签署,加盖学校印章。
2.委托、定向培养,教学实习、社会实践、就业创业(见习)基地建设,函授教育建立站(点)、非学历教育培训等方面的合同,经承办单位、归口管理单位和所涉相关单位负责人审核会签后,由分管校领导审批签署,加盖学校印章。
3.团委与校外单位建立大学生就业创业见习基地合同,经分管校领导同意后,由团委书记审核签署。加盖校团委印章。
4.毕业生就业协议书,由就业指导与服务中心负责人审核签署,加盖就业指导与服务中心印章。
(二)科学技术合同
1. 纵向科研合同、协议书,经学校科研管理部门负责人审核后,由分管校领导审批签字或加盖校长印鉴,加盖学校印章或科技合同专用章。
2. 横向科研合同(含技术开发、服务、转让、咨询类),经相关校属二级教学科研单位负责人审核会签后,金额在500万以下的,由学校科研管理部门负责人签署;金额在500万以上、1000万元以下的,经上述单位负责人审核签字后,由分管校领导审批;金额在1000万元以上的,还需校长审定,加盖科技合同专用章。
3. 产学研合作协议书,经学校科研管理部门负责人审核签字后,由分管校领导审批签字或加盖校长印鉴,加盖学校印章或科技合同专用章。
(三)人事、聘用合同
1. 事业单位聘用合同,特聘教授、非事编制业人员和科研助理等聘用合同,经人事处负责人审核签字后,由分管校领导审批签署或加盖校长印鉴,加盖学校印章
2. 与应届毕业博士研究生签订就业协议、来校工作协议、教职工攻读学位协议和毕业回校协议及老工伤人员纳入工伤保险统筹协议书,由人事处负责人审核签署,加盖人事处印章。
3. 外籍教师、外籍专家聘用合同,经对外联络处和所涉相关单位负责人审核签字后,由分管校领导审批签署,加盖学校印章。
(四)物资设备采购合同
经用户单位、所涉相关单位和财务处负责人审核会签(5万元以上的还需经审计处、监察处负责人审核会签)后,100万以下的,由归口管理单位负责人审核签署;100万以上、500万元以下的,经上述单位负责人审核签字后,由分管校领导审批签署;500万元以上的,还需校长加签,加盖学校相应合同专用章。
(五)基建工程合同
经财务处负责人审核会签(5万元以上的还需经审计处、监察处负责人审核会签)后,10万元以下的,由基建处处长审核签署;10万元以上、500万元以下的,经上述单位负责人审核签字后,由分管校领导审批签署;500万元以上的,还需校长加签,加盖学校合同专用章。
(六)专项维修(含绿化)合同
经用户单位、财务处负责人审核会签(5万元以上的还需经审计处、监察处负责人审核会签)后,10万元以下的,由后勤管理处负责人审核签署;10万元以上、50万元以下的,经上述单位负责人审核签字后,由分管校领导审批签署;50万元以上的,还需校长加签,加盖学校后勤合同专用章。
(七)服务项目合同
1. 学校采购的一次性服务项目合同,经承办(用户)单位、所涉相关单位和财务处负责人审核会签后,2万元以下的,由归口管理单位负责人审核签署;2万元以上、10万元以下的,经上述单位负责人审核签字(5万元以上的还需经审计处、监察处负责人审核会签)后,由分管校领导审批签署;10万元以上的,还需校长加签,加盖学校相应合同专用章。
2. 向学校长期供货、服务项目,以及学校门面租赁等合同,经归口管理单位、财务处、审计处、监察处和所涉其他相关单位负责人审核会签后,由分管校领导审批签署,加盖学校相应合同专用章。
(八)对外投资、融资、借款、抵押担保、保险、土地征用、资产转让、房屋场地和重大设备租赁等合同,经法律顾问、归口管理单位、财务处、审计处、监察处和所涉其他相关单位负责人审核会签,分管校领导审核签字后,由校长审批签署,加盖学校合同印章。
(九)其他合同
第十三条(一)至(八)款以外的合同,经承办单位、归口管理单位负责人审核签字,并根据合同重要程度,经法律顾问、财务处、审计处、监察处和其他所涉相关单位负责人审核会签后,由分管校领导审批签署,特别重要的还需校长加签,加盖学校印章或合同专用章。
实行政府采购的项目合同,除按以上相应流程进行审核外,还需经采购与招投标管理中心负责人审核签字。加盖学校采购与招标合同专用章
学校归口管理单位、财务处、审计处、监察处、法律顾问在收到《湖南科技大学合同签署审批表》后,一般合同应在 1个工作日内完成本环节审核、会签工作,重要和重大合同,应在3个工作日内完成(承办单位应事先邀请相关职能部门和人员进行会审)。各合同管理部门应认真按照相关规范和要求对合同内容进行审核,应确保合同内容与学校立项要求或招标文件要求一致。
第十四条  合同的签订一般应当先由对方签字盖章后,学校才能履行签署手续。严禁由我方签字后再以传真、信函的形式交对方签字盖章。
第十五条  合同签订后,归口管理管理单位应在5个工作日内将合同复印件、相关领导签字后的《湖南科技大学合同签署审批表》复印件一同送交监察处存档备案,经济类合同还需送交财务处、审计处存档备案。
第十六条  合同印章类别、使用范围及管理单位
签订合同一般使用学校合同印章,特殊情况下,经校长授权,校属二级单位方可使用本单位印章签订合同。
(一)学校合同印章包括“湖南科技大学”印章、“湖南科技大学合同专用章”“湖南科技大学采购与招标合同专用章(含电子印章)”、“湖南科技大学设备合同专用章”、“湖南科技大学设备维修专用章”、“湖南科技大学后勤合同专用章”“湖南科技大学科学技术合同专用章”和校长印鉴等。学校授权委托相关职能部门管理。因工作需要必须新刻制合同专用章,按照印章管理办法,由学校办公室统一刻制、预留印鉴和编号登记,并予以公布使用。
1.“湖南科技大学合同专用章”、“湖南科技大学”印章和校长印鉴,适用于以学校名义签订的合同(因签约双方对等需要时,可使用“湖南科技大学”印章)。授权学校办公室管理。
2.“湖南科技大学采购与招标合同专用章”(含电子印章),适用于学校各类政府招标采购合同。授权采购与招标管理中心管理。
3.“湖南科技大学设备合同专用章”、“湖南科技大学设备维修合同专用章”,适用于校内招标类设备采购与维修项目合同。授权国有资产处管理。
4.“湖南科技大学后勤合同专用章”,适用于校内招标专项维修、后勤物资采购和代收代管类项目合同。授权后勤管理处管理。
5.“湖南科技大学科学技术合同专用章”,适用于学校科学技术研究项目合同。授权科技处管理。
(二)因工作需要,根据第十三条第(一)至(九)款相关规定,有关单位可以在一定范围内使用本单位印章签订合同。
授权委托管理相关合同印章的单位,必须按学校印章管理办法和本办法规定制订合同专用印章管理办法,并报学校办公室备案,切实履行管理职责,严格印章签批程序,明确专门保管人员,建立使用台帐。
第四章  合同的变更与解除
第十七条 在合同履行中需变更或解除合同时,管理部门应及时向法律顾问咨询,按原合同订立的审批程序进行审核批准,按照国家法律法规和学校有关规定变更或解除合同。
第十八条  合同的订立、变更和解除一律采用书面形式。未达成一致意见前,原合同仍然有效,应遵照执行,不得擅自变更和转让。
合同在订立时经公证机关公证的,变更和解除时必须到公证机关重新进行公证。 
第五章 合同的履行与归档
第十九条  对依法签订并已生效的合同,应当得到全面履行。合同作为学校或有关单位对外活动的重要法律依据和凭证,有关人员应当保守合同秘密。
学校合同归口管理单位应每季度向分管校领导汇报合同签署和执行情况;每年6月初、12月初,向学校办公室、监察处、审计处、财务处送交合同签订和履行情况汇总表。学校办公室每年12月初向校长报告全校全年合同签署和执行情况。
第二十条  在合同履行过程中,产生其他合同纠纷时,合同管理单位应会同法律顾问与对方协商,及时向分管校领导请示,并向校长报告。商不成需进行仲裁或诉讼的,管理单位应征得校长同意,协助法律顾问办理有关事宜
处理合同纠纷所发生的费用,由合同承办单位或归口管理单位承担。
第二十一条  合同履行过程中各类款项的支付及收取由学校财务部门负责:
财务部门应及时检查合同执行情况,对应收款项应及时与合同管理部门共同追缴到位;对应付款项应凭合乎规定的项目验收单和有关领导签字后才能付款;对应当进行审计的应凭审计部门的审计结算单和有关领导签字后才能付款。如发现有下列情形之一的,财务部门应拒绝付款:
(一)不属学校已授权的范围或未经学校特别授权的。
(二)未按第十三条规定程序进行审查的。
(三)合同未归档或未交有关部门备案的。
(四)应当招标而未实行招标的。
(五)应当审计而未进行审计的。
(六)合同或者发票签批手续不完备的。
(七)单价、数量、付款方式与合同约定有出入的。
(八)收款单位名称、帐号及开户行与合同约定不一致的。
(九)付款单位与合同对方当事人名称不一致的。
第二十二条  合同履行完备,归口管理单位应出具合同履行情况的总结报告,在15日之内将有关资料移交学校档案馆存档。
第六章  校属独立法人单位合同管理
第二十三条 校属具有独立法人资格的单位,对外签署合同必须使用该独立法人单位的名称,按照有关法律规定和章程签署合同,不得侵犯学校权益,独立承担相关法律责任。
第二十四条  校属具有独立法人资格的单位对外签署合同,由其法定代表人或书面授权相关人员签署。其法定代表人由学校研究决定,并按法定程序批准后确立。
第二十五条 校属具有独立法人资格的单位在职责范围内签订合同,使用该独立法人单位法人(如需刻制合同专用章,按本管理办法规定向学校办公室申报),印章由该独立法人单位负责保管,并按照本办法规定制定印章管理办法,报学校办公室备案。应建立印章使用台账,每季度向分管校领导报告合同签订情况,每年6月初、12月初向学校办公室报送合同签订和履行情况汇总表。
第二十六条 校属具有独立法人资格的单位对外签署合同审批流程
(一)日常经营性或一般管理性合同的签署,一般应制定规范性合同文本,按照该独立法人单位章程、内部决策程序进行审批,由该独立法人单位法定代表人批准签署,使用该独立法人单位合同印章。
(二)涉及到学校安全稳定、资本变更、抵押、担保、大额度经费使用等重大事项,涉及到学校资产、不动产变更、参与境外合作等重要项目安排等合同的签署,必须报学校审批。参照第十三条有关规定,经相关职能部门会审、分管校领导审核、校长审批同意后,由该独立法人单位法定代表人批准签署;特别重大的合同,须经学校校务会或党委会研究决定,由该单位法定代表人批准签署,使用该独立法人单位合同印章。
第二十七条  校属具有独立法人资格的单位,应严格履行合同,有关变更与解除合同,参照本规定第十七条办理,处理合同变更与解除所发生的费用,由该校属独立法人单位承担。独立法人单位应建立健全合同档案管理和备案制度,明确专人保管合同档案,保守相关合同秘密。合同履行完毕,按照档案管理有关规定,及时移交档案馆。
第二十八条 校属具有独立法人资格的单位应参照本办法建立和完善合同管理办法,经相关职能部门、学校法律顾问会审,分管校领导审核同意,校务会或党委会审定后,报学校办公室备案。
 第七章   
第二十九条  违反国家法律、法规和学校规章制度,在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或以权谋私,损害国家、学校和师生利益的,视情节轻重,依据有关规定追究相关责任人经济责任,并给予相应党纪、政纪处理;构成犯罪的,依法移交司法机关处理。
第三十条  违反本办法规定给学校应收款项造成损失的,一律由直接责任人、单位负责人承担连带赔偿责任。
第八章  其 他
第三十一条  学校各合同管理单位应当依照本办法的规定,在各自职责范围内制定合同管理办法实施细则。
第三十二条  本办法所称“以下”不含本数,“以上”含本数。
第三十三条  本办法由学校办公室负责解释。
第三十四条  本办法自发文之日起施行,《湖南科技大学对外合同管理办法(试行)》(科大党纪发〔200443号)同时废止。本办法如有与学校其他规章制度规定不一致的,以本办法规定为准。
  

                                                                                湖南科技大学办公室            
                                                                                   
2013322