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《湖南科技大学会议管理办法》

发布日期:2015年01月20日
湖南科技大学会议管理办法

科大党发〔2014〕26号


第一章 总  则

    第一条  为进一步转变工作作风、规范学校各类会议的组织与管理,提高会议质量和效率,根据上级有关文件精神,结合学校实际,特制定本办法。
    第二条  本办法所指的学校会议主要包括学校党委(扩大)会议、校务会议、全校性大会、全校性工作会议、校领导召集的部门业务会议、专题工作会议、各类委员会(领导小组)会议等。

第二章  会议分类

    第三条  校党委(扩大)会议是在学校党员代表大会闭幕期间学校党委议事、决策的主要形式。
    第四条  校务会议是校领导集体研究和决策重要行政事项的会议,是校长行使职权、对学校行政事务进行管理的有效形式。
    第五条  全校性大会是指教职工(代表)大会、党员(代表)大会、工会(代表)大会、学生(代表)大会、团员(代表)大会等。
    第六条  全校性工作会议是指学年(学期)工作会议、教学工作会议、学科科研工作会议、党建与思想政治工作会议、党风廉政建设工作会议、年度表彰会议等。
    第七条  校领导召集的部门业务会议是指校领导就分管工作召开的会议。
    第八条  专题工作会议是指学校领导或职能部门负责人部署专项工作而召开的会议。
    第九条  各类委员会(领导小组)会议主要包括学校正式发文成立的各类委员会或领导小组负责人召集的会议。

第三章  会议召开原则

    第十条  规范。会议组织单位应提前做好会议的申请、审批、筹备、组织等工作,会议相关部门密切配合,分工协作,共同做好会议服务。要尽量减少安排临时性会议,使会议组织有序、管理科学。
    第十一条  精简。未经学校党委、行政批准,不得召开全校性大会和工作会议;严格控制各类纪念会、庆祝会、表彰会、测评会等;议题相近、出席领导与参会人员基本相同的会议合并召开;前期筹备工作能以非会议形式进行的,原则上不再召开协调会;能以文件、电话、网络平台形式部署工作的,原则上不再召开会议。
    第十二条  节俭。严格控制会议会期、规模和经费开支,各类会议原则上在校内召开。如确需在校外举行的,事前须经分管或联系校领导同意(如有必要提请主要校领导审批),向学校办公室报备,并从严控制会议经费。精简会议材料,除全校性大会外,其他会议一般不印发领导讲话、不发材料袋;不得在风景区、度假区开会,不得借召开会议之名大吃大喝和发放纪念品,不得组织消费娱乐、旅游观光和与会议无关的活动。会场的安排和布置要简洁大方、讲求实用、节约开支,不摆放花草,不摆设水果、香烟、槟榔等。需要申请专项经费的大型会议,由会议牵头单位按规定程序报批,做到专款专用。
    第十三条  高效。会议必须中心突出、主题鲜明,内容充实。控制会议规模,各类会议按照业务对口原则,只安排与会议内容密切相关的单位及人员参加,不随意提高出席人员规格和扩大出席对象范围;可由分管校领导出席的会议不请主要校领导出席;只需要一名校领导出席的会议,不得邀请多名校领导出席。简化会议议程,缩短会期,讲短话、开短会,除特殊情况外,全校性工作会议时间一般控制在两小时之内。

第四章  会议申报程序

    第十四条  校党委(扩大)会议、校务会议议题由呈报单位拟定,经分管校领导同意后由呈报单位于会议前一周周四下班前通过协同办公系统提出,交学校办公室汇总,由主要校领导审定后统一安排上会。一般每两周召开一次。
    第十五条  全校性大会一般列入学校年度党政工作要点,由归口单位牵头成立会务工作组,制定会议实施方案,经上级有关部门或学校党委审批,根据会议召开程序,定期召开。
    第十六条  全校性工作会议由学校党委或行政决定召开。
    第十七条  校领导召集的部门业务会议由牵头单位提出,经分管校领导审核,向学校办公室报备。
    第十八条  专题工作会议由牵头单位提出,并拟定方案、经分管校领导同意(如有必要提请主要校领导审批),向学校办公室报备。
    第十九条  各类委员会(领导小组)会议由牵头单位提出,经主要校领导审查同意后,向学校办公室报备。
    第二十条  学校承办的各类会议由有关单位提出并拟定工作方案,经分管校领导审核同意,向学校办公室报备后召开;重大会议由分管校领导审核后,报主要校领导批准。
    第二十一条  各类会议安排都应由牵头单位于每周五上午11点前经协同办公系统(会议管理模块)向学校办公室报备。学校办公室负责编排学校周会议安排表,并于每周五通过学校协同办公系统发布。会议安排表中未明确参会对象的,由会议牵头单位负责通知与会人员。

第五章  会议准备与组织

    第二十二条  校党委(扩大)会议、校务会议由学校办公室负责会议准备和组织工作。会议材料由呈报单位与相关部门协商论证后拟定,经分管校领导审批同意后,至少提前两个工作日交学校办公室。原则上未按时提交会议材料的议题不安排上会审定。原则上任何单位及个人不得更改会议材料。
    第二十三条  全校性大会由会务工作组负责会议的筹备和组织工作。
    第二十四条  学年(学期)工作会议由学校办公室负责会议准备和组织协调;其他全校性工作会议由相关职能部门负责会议准备和组织协调,相关单位配合。
    第二十五条  部门业务会议、专题工作会议、各类委员会(领导小组)会议、学校承办的各类会议等会议由会议牵头单位或承办单位负责会议准备和组织协调,并做好会议材料准备、整理、归档工作。需要多个部门共同参与的,会议牵头单位或承办单位可提请分管校领导协调,其他单位配合。
    第二十六条  学校各类会议由学校办公室总体协调,统筹安排,统一管理。举办国际性会议应提前将方案报对外联络处审核。未经批准,任何单位和个人不得以学校名义召开会议,任何校外单位、机构、公司、团体和个人不得使用校内场所举办各类活动和会议。
    第二十七条  学校召开的全校性会议,一般由主要校领导或相关校领导出席讲话;职能部门承办的全校性会议,一般由分管校领导出席讲话;主要校领导原则上不参加二级单位召开的工作会议和业务会议。学校召开的全校性会议,主要校领导的讲话稿一般由学校办公室起草;职能部门承办的全校性会议,会议报告、领导讲话、领导致辞,由会议组织单位根据会议内容和要求负责起草,送相关校领导审阅后,报学校办公室备案。
    第二十八条  会议组织单位必须加强安全意识,做好安全防范工作。保卫处负责学校重要会议和活动的安全保卫与秩序维护。

第六章  会议纪律和要求

    第二十九条  遵守法律法规。学校各级各类会议不得违反国家法律法规和教育方针政策,不得宣传迷信,不得搞宗教活动,不得干扰学校正常的教学、科研和生活秩序。
    第三十条  严格会议纪律。参会人员必须按时出席会议,严禁与会人员无故缺席、迟到、早退;原则上不能顶替,如有特殊情况不能出席会议者须提前向主要校领导或主持会议的校领导请假,并报会议牵头单位备案。相关部门对会议纪律执行情况,包括会议出勤、履行请假制度及会风会纪等情况定期通报。
    第三十二条  严格保密纪律。学校会议内容一般以会议纪要或下发相关文件资料的形式公开、或由校内新闻媒体进行报道。会议讨论的内容和议定的事项,在未公开之前,与会人员要按会议要求保守秘密,不得对外泄露。会议内容公开前须经相关单位负责人审核签字。要求收回的会议文件、资料应如数交回,妥善保管。

第七章  附  则

    第三十三条  本办法由学校办公室负责解释。
    第三十四条  本办法自发文之日起施行,原《湖南科技大学会议管理办法》(科大党发〔2011〕71号)同时废止。



                                                       中共湖南科技大学委员会
                                                           2014年10月28日