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《湖南科技大学公文处理办法》

发布日期:2015年01月20日
湖南科技大学公文处理办法

科大党发〔2014〕27号


第一章  总  则

    第一条  为切实改进文风,提高办文质量,规范公文运转,根据中央《党政机关公文处理工作条例》、《湖南省党政机关公文处理工作细则》、《中共中央办公厅 国务院办公厅关于进一步精简文件和简报的实施意见》和《中共湖南省委办公厅 湖南省人民政府办公厅关于进一步精简文件和简报的实施意见》,结合学校实际,特制定本办法。

第二章  发文办理
 
    第二条  公文制发规格

    (一)“中共湖南科技大学委员会文件”(含科大党字、科大党发、科大党干)、“湖南科技大学文件”(含科大政字、科大政发、科大政干)主要适用于:

    1.学校发展规划、年度工作要点以及重要规章制度和规范性文件的发布、修订和废止。

    2.机构的调整、成立和撤销;

    3.人员的任免和评聘;

    4.批复类文件;

    5.贯彻落实上级文件精神;

    6.学校的重大工作部署;

    7.通报重要事项的处理结果;

    8.向上级的请示或工作汇报;

    9.其他特殊情况或上级单位有特殊要求的。

   (二)“中共湖南科技大学委员会”文件(科大党函)“湖南科技大学”文件(科大函)主要适用于:

    1.学校就具体事项或日常事务与有关部门或单位进行商榷;

    2.答复有关部门和单位的重要询问;

    3.向上级领导和部门报告(通报)具体事项;

    4.其他应当以学校名义印发的函件。

   (三)根据部门性质和工作需要,校纪委、校工会、校团委可以使用以本单位名称标识的文件格式发文,可在本单位职责范围内,使用本单位的发文代字对上级及外单位的纪委、工会组织、团组织行文。
    
   (四)根据授权和工作需要,党办校办可以使用以本单位名称标识的文件格式发文,可使用本单位的发文代字对外行文。其他职能部门不得对外行文,确因工作需要须对外行文,须经过学校党委、行政同意后由党办校办行文;不得向教学院等单位发布指示性公文,商讨、联系工作等原则上只能使用通知等函件,如对有关工作作出的决策必须由相关单位执行,须经过学校党委、行政同意后由党办校办转发。

   (五)教学院依据职权,可视工作需要,使用院党发、院政发、院学发等发文字号,对内行文。行文规范严格按照学校相关制度规定执行。

   (六)党办行文使用“中共湖南科技大学委员会办公室文件”、“中共湖南科技大学委员会办公室”版头,校办行文使用“湖南科技大学办公室文件”、“湖南科技大学办公室”版头,校纪委行文使用“中共湖南科技大学纪律检查委员会文件”版头,校工会行文使用“中国教育工会湖南科技大学委员会文件”版头,校团委行文使用“共青团湖南科技大学委员会文件”版头。
    第三条  公文制发要求

    (一)精简文件要求

    1.减少重复发文。法律法规已有明确规定的不再发文;已有明确政策或办法,只是重申要求的不再发文;凡可用电话、传真、网络等方式解决的问题,不另行文;能以会议纪要等形式印发以及已开会作出明确部署的事项,不以文件形式印发。

    2.减少转发性文件。已标注公开发布或通过媒体公开发布的上级文件一律不翻印、不转发。对上级机关来文,如没有具体实施意见的,不再层层转发。

    3.规范一般性通知文件。学校内部的一般性通知,如会议通知、培训通知、常规工作通知等,要充分利用校园网公告通知栏、内部通讯手段通知,一般不以文件形式印发。

    4.力戒升格行文。各单位常规性、年度性的工作安排、工作要点、各种节日和纪念日活动安排以及贯彻上级相关部门文件、会议精神的意见,除特殊情况外,不以学校名义发文,不得随意提高发文规格。

    5.合并相近发文。内容相近或关联的多个文件,可合并为一个文件印发。如各种处分类文件、表彰类文件、批复类文件、干部任免文件等。

    6.规范设立和调整各类委员会、领导小组文件。确因工作需要成立委员会、领导小组的,通过会议纪要明确;如因人事工作变动,各委员会、领导小组成员因职务变动不再担任成员的,由继任者接替,不再另行发文。

    (二)文件流转要求

    学校办公室是各类文件统一归口办理的部门,各单位拟以学校名义下发的文件,由学校办公室统一审核发布。文件办理应当首先由办理部门提出拟办意见后,再按程序报领导审批,切实避免文件的“体外循环”和“审批倒流”现象。除学校办公室、校纪委、校工会、校团委根据工作需要可对外正式行文外,其他内设机构不得以学校名义对外正式行文。

    (三)报文规则要求

    1.严禁多头报文。严格遵循原则上主送一个上级机关的报文规则,不得多头报文,根据需要可同时抄送上级相关机关和同级机关,不抄送下级机关。

    2.防止越级报文。除上级领导直接交办的事项外,职能部门不得以学校名义向上级领导直接报送文件。若需向上级机关报送文件,应由学校主要校领导或经其授权的分管校领导签批。

   (四)办文效率要求

    1.严格遵守公文办理时间。需经学校办公室办理的文件,应提前5-10个工作日报送,切实为文件的核稿、审批、校对、印制留出必要时间。学校办公室应坚持平件平办、急件急办的原则,确保文件的质量和时效,其中,平件应在5个工作日内办理完毕,急件即到即办。

    2.规范公文的管理。要进一步规范文件运转程序,明确专门的文件管理人员,加快文件处理节奏,做好文件的跟踪、催办、督办、登记等工作,积极主动与有关处室、单位联系协商,共同做好办理工作,确保我校公文处理工作规范、有序、高效。

    3.进一步加强信息化建设。推广电子公文的应用,实现网络传输和网上办理,降低运行成本,缩短流转时间,确保办理工作高效有序。

    第四条  公文制发程序

    (一)公文制发包括拟稿、审核、会签、签发、登记、缮印、用印、分发、归档等程序。除涉密文件外,发文办理一般通过学校协同办公系统进行。

    (二)拟稿。公文拟稿由业务主办单位拟写。拟稿单位负责人对起草的公文要认真负责,严格把关,重要公文要亲自起草或亲自指导、主持起草。草拟公文应注意以下几点:

    1.公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容,并准确标明文种。标题中除发布的规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。标题字体采用方正小标宋二号,可分一行或者多行居中呈梯形或菱形排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

    2.公文内容必须符合国家的法律法规和方针政策及有关规定。

    3.正文应当情况确实、观点明确、条理清楚、层次分明、文字精炼、书写工整、标点准确,篇幅力求简短。正文用 三号仿宋体字。每页排 22 行,每行排 28 至30字。结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。页面边距设置:上为30mm,下为28mm,左为28mm,右为26mm。

    4.公文中的数字,除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。在同一公文中,数字的使用要前后一致。

    5.引用公文应写明被引用公文的发文时间、机关、标题和文号。

    6.一般情况下,公文应使用规范化简称。文中使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
    7.公文中的计量单位,采用国家法定的计量单位。

    8.公文篇幅超过2页以上的要标明页码。页码用4号半角白体阿拉伯数字标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条四号一字线。单页码居右空一字,双页码居左空一字。

    9.公文如有附件,应当在正文之后、报文单位落款前注明附件序号和名称。

    10.公文如有附注(需要注明的其他事项),应当加括号标注于成文时间之下。

    (三)审核。拟稿部门负责人对文稿进行初次审核后,提交学校办公室。办文核稿人员要从如下几个方面把关:

    1.文稿是否经过拟稿单位负责人审核签字。

    2.内容是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定,是否与已发布的有关公文矛盾、重复。

    3.文字表达是否概念准确、简明扼要、条理清楚、语法规范,标点符号使用是否恰当。

    4.公文格式是否符合要求,文种的选择是否适当,秘密等级、紧急程度、发布范围等标注是否合理。

    5.文稿如需作较大修改,要与起草部门协商修改或发回起草部门重新起草。

    (四)会签。文稿内容涉及校内其他部门职能范围内的事项,学校办公室应提交有关单位会签,并由相关单位负责人签署意见。

    (五)签发。以“中共湖南科技大学委员会”、“湖南科技大学”名义发出的公文,经学校办公室负责人最终核稿后,送主要校领导或分管校领导签发。具体按以下原则办理:

    1.上报省委、省政府、省教育厅和有关部委的请示、报告,由主要校领导或授权分管校领导审签。

    2.下发文件,性质属于党务方面的,先后呈分管校领导、校长、书记审核签发;性质属于行政方面的,先后呈分管校领导、书记、校长审核签发。

    3.属一般性事务的和转发一般性文件的,由分管校领导签发;重要的、带有全局性内容的文件,呈分管校领导审核会签后,由主要校领导签发。

    4.如涉及两位或两位以上校领导的工作,应当呈有关校领导会签后由主要校领导签发。
    5.对文件的审批,部门领导未提意见或部门之间未经协商的,分管校领导或主要校领导不予受理。

    6.学校和校外有关部门联合行文或校外有关部门与我校联合行文,须经学校办公室核槁后呈分管校领导或主要校领导会签或签发。

    7.审签公文要认真负责,及时快速,急件、特急件应即送即审,一般公文稿在3个工作日内完成审批。

    8.以“中共湖南科技大学委员会办公室”、“湖南科技大学办公室”名义发出的公文,属一般性党政事务的和转发一般性文件的,可由学校办公室负责人签发;重要的、带有全局性内容的文件,送主要校领导或分管校领导签发。

    9.以“中共湖南科技大学委员会”、“湖南科技大学”名义转发教育部及国家有关部委和省委、省政府、省教育厅及有关部门的公文,由学校办公室先审核后,呈主要校领导或分管校领导签发。

    10.文稿一经签发,不得更改。

    (六)登记

    1.由学校办公室按发文顺序逐项登记发文日期、发文字号、主送单位和抄送单位、签发人、版记等。

    2.发文日期以领导签发的日期为准;联合行文,以最后签发单位领导的签发日期为准;会议通过的事项,以通过日期为准。

    (七)缮印

    1.文件送交缮印前,应再次校对,确保公文质量。

    2.打印公文要分轻重缓急,避免积压。

    3.纸质公文的印刷要求:双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。版面干净无底灰,字迹清楚无断划。尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。

    4.除不宜公开的文件外,学校下发的文件在学校协同办公系统公布,不再印发纸质文件。确实需要印发纸质文件的,主办单位应严格控制印发范围,尽量减少发放份数,避免造成浪费。

    (八)用印

    1.公文除“纪要”以外,应当加盖印章。

    2.公文的用印格式:印章下弧要骑年盖月,印章上弧距正文一行之内。

    3.印章与正文必须同处一面,不得出现“此页无正文”的标识,以防止变造公文。

    (九)分发

    1.公文鉴印生效后,由学校办公室分发至各相关单位部门管理员,部门管理员再对文件在单位内进行第二次分发。

    2.分发文件要注意时效,确保快捷高效。

    (十)归档

    1.纸质档案材料和电子档案材料应当同步归档。

    2.纸质归档。公文办理完毕后,学校办公室应将文件打印两份,分类整理归档。

    3.电子归档。电子文件发送档案馆归档。学校办公室也应将电子文件根据成文时间顺序分类排列,备份一份留存。

    4.学校办公室于每年3月底前将上一年度的纸质归档材料交档案馆集中管理。


第三章  请示报告处理

    第五条  请示报告提交准备

    请办单位提交请示报告前,必须根据请示报告的内容、所涉及的职能部门、需协调的事项等,广泛开展前期调研论证工作,征求相关部门意见,做好充分准备。

    第六条  请示报告呈报要求

    (一)请示报告通过学校协同办公系统办理,学校办公室和相关职能部门一般不接收纸质报告。涉及机密及节假日期间紧急请示除外。

    (二)请示报告由请办单位起草,经主要负责人审核并发送。凡属职能部门责权范围内的工作事宜,请办单位应直接报送相关职能部门处理;凡须经校领导或学校党委会议、校务会议决策的工作事宜,请办单位报送学校办公室秘书科处理。除紧急工作外,请办单位不得向校领导直接呈送请示报告。

    (三)学校办公室秘书科审定文字后,如需会签先呈送相关职能部门会签,再呈送给学校办公室负责人。学校办公室负责人根据一般工作呈报给分管校领导阅示;报告内容重要性、复杂性和涉及经费大小予以处理:重要工作依循“分管校领导—主要校领导”的顺序先后呈报;紧急情况或重大工作可直接呈报给主要校领导即时决策。

    (四)主办职能部门根据请示报告内容重要性、复杂性和涉及经费大小,或按照相关规定和程序直接予以处理;或召集相关部门和专家进行论证、决策;也可提出建议方案,呈报分管校领导阅示。

    (五)分管校领导一般批示给相关职能部门处理;牵涉多个部门或比较复杂的工作,分管校领导可和相关校领导一起,指定牵头职能部门,召集相关部门负责人、专家一起成立论证小组,予以论证审查,提出明确方案后处理;如须校主要领导决策或须上会研究的工作,分管校领导签署明确意见后,可直接呈报校主要领导,或经学校办公室呈报给校主要领导。

    (六)校主要领导依据分管校领导、论证小组和职能部门意见,对请办工作予以明确批示,交由学校办公室转相关职能部门办理;重大工作提交党委会、校务会研究决定。

    (七)各职能部门相关人员须每天登陆协同办公系统,及时查看请办单位提交的请示报告并即时办理。

    (八)请办单位提交请示报告后,可通过协同办公系统查看请办工作运转情况,协助工作尽快办理。

    (九)请示报告办理完毕后,学校办公室对请批件进行整理、归档。

    第七条  请示报告材料要求

    (一)请示须一事一议。做到内容真实、数据准确、简明扼要。

    (二)为提高效率,请办单位应直接将请办事由和请求填报在请批件首页,包括:请示报告事项、内容要点、请示要点、单位负责人意见。

    (三)如内容较多、事情较复杂,可在正文详细阐述,包括:请示报告事项、相关背景、主要法规政策依据、合理性和可行性、请办单位请求、影响分析等。

    (四)涉及到经费开支,根据《湖南科技大学专项经费立项管理办法》要求,按固定资产、差旅、交通、劳务、招待、其他等类别分别作出专项预算。


第四章  收文办理

 
    第八条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括公文的签收、登记、审核、拟办、请办、批办、分发、传阅(传批)、承办和催办等程序。

    (一)签收、登记。收到有关公文要进行查对、签收、登记。收文登记应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、主送机关、份数、收文日期等逐项填写清楚。

    (二)拟办。对需要办理的公文逐件提出办理意见,送领导批示。

    (三)请办。将需要办理的公文提请领导批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的,应指明主办部门。

    (四)分发。学校办公室根据有关规定或领导批示将公文分送有关人员和部门。

    (五)传阅(传批)。对需送几位校领导传阅或传批的公文,应及时送有关校领导批示。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向,作好记录,避免漏传、误传或延误。

    (六)承办。主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属本部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复呈文机关;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应主动与有关部门协商办理;凡需报请上级机关审批的事项,承办部门应提出处理意见,并代拟文稿,一并送请上级机关审批。

    (七)催办。对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或重要公文应及时催办,对一般公文应定期催办,并随时或定期向校领导反馈办理情况。

    (八)复核。在公文送印之前,应对公文的审批手续、文种、内容格式等进行复核。复核时,如对公文的内容作了实质性修改,须报请原审批领导复审。

    (九)印制。应做到准确、及时、规范、安全、保密。

    第九条  校外单位的电子文件通过协同办公系统的“收文登记”直接导入到收文流程,非电子文档一般不录入学校行政办公系统。内网文件打印后再行办理。凡需存档的文字材料,不应用铅笔、彩色笔、圆珠笔书写。需要送请校领导阅批的传真件,应复制后办理。

    第十条  主送学校的公文,统一由学校办公室接收、启封、登记,并按以下程序办理:

    (一)上级部门和有关单位来文,由学校办公室按领导分工写出内容摘要并提出拟办意见,送校领导批示。一般性事务性文件,由分管校领导批示并送主要领导阅知;重要的带有全局性内容的文件,由主要校领导批示。

    (二)校属各单位呈报学校的文件,一般由学校办公室按业务内容送主要校领导或分管校领导批示,如需要有关部门或处室提出处理意见再送主要校领导或分管校领导审批的,由学校办公室转给有关部门或处室,有关部门或处室在规定的期限内提出处理意见并将文件返回学校办公室,由学校办公室送主要校领导或分管校领导审批。

    (三)除校领导直接交办的事项外,校属各单位不得直接向主要校领导或分管校领导送呈文件要求审批。凡越过学校办公室直接送交校领导个人的公文,一律不予受理。

    第十一条  学校办公室分发文电,实行领、发手续,写明送达日期。需要两个以上单位协商办理的公文,应明确主办、协办单位。

    第十二条  公文要及时催办,特别是急件。承办单位在公文办理完毕后,应及时将公文送回学校办公室予以注销。未办理的公文要继续催办。院、处、室对交办的公文必须认真负责,迅速办理。没有把握办理的要请示校领导;需要较长时间才能办结的,应向学校办公室或来文单位说明情况。学校办公室应定期将公文处理情况向校领导汇报。 

    第十三条  公文送达和办理时限:特急件随到随办,当天办完;急件在收文后2天内办完;一般件不超过10天办完。 

    第十四条  下列文件要送呈校领导阅示: 

    (一)中共中央、国务院文件。 

    (二)省委、省政府、省人大、省政协、省纪检委文件。

    (三)中央和国务院领导同志讲话。

    (四)国家教育部和有关行业部门的工作指示、规定、通报、计划、会议通知。

    (五)省委、省政府会议纪要,领导讲话。

    (六)省教育厅的工作指示、规定、通报、计划、会议通知。

    (七)校属各单位的重要报告、请示。

    (八)其他重要文件。

    第十五条  学校办公室按公文处理、文书档案管理和保密等有关规定办理公文,做到及时、准确、安全。传递保密文件应按保密规定办理。 

    第十六条  群众来信,由学校办公室提出处理意见后,送呈主要校领导或分管校领导批示有关处室办理,学校办公室将办理结果报校领导,并反馈给来信人。

    第十七条  人大代表和政协委员的建议、提案,由学校办公室提出办理意见后,送呈主要校领导或分管校领导批示有关处室办理,办理情况的复函由主要校领导或分管校领导签发。


第五章  其  他

    第十八条  本办法由学校办公室负责解释。

    第十九条   本办法自发文之日起施行。

    第二十条  本办法中若有与《湖南科技大学党政机关公文处理办法》(科大党发〔2011〕32号)相冲突的,以本办法为准。